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Politique de Confidentialité et de protection des données personnelles

Le Groupe CFAO est soucieux de la protection de la vie privée et des données de ses salariés et ses contacts (partenaires commerciaux, clients, utilisateurs de ses sites et plateformes internet, contacts établis dans le cadre de rencontres professionnelles, partenariats, prestations, candidatures etc.). Ainsi, CFAO veille à adopter et respecter une politique de traitement des données conforme à la réglementation en vigueur.

CFAO est une filiale du groupe Toyota Tsusho Corporation (TTC). A ce titre, et conformément à son Code de Conduite et d’Ethique (accessible via le lien suivant : http://www.cfaogroup.com/fr/ethique-et-conformite), CFAO respecte le Règlement Général européen sur la Protection des Données Personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 (dit « RGPD / GDPR »), la loi « Informatique et Libertés » modifiée, ainsi que toutes les règlementations locales, en dehors de l’Espace Economique Européen, pouvant trouver à s’appliquer selon les cas.

La présente Politique de Protection des Données Personnelles (la « Politique ») a pour objet de vous informer de manière claire, simple et complète sur la manière dont CFAO, en sa qualité de responsable de traitement et/ou sous-traitant, d’une part, collecte et utilise des données à caractère personnel vous concernant et (« les données personnelles ») et d’autre part, met à votre disposition les moyens utiles et nécessaires pour contrôler cette utilisation et exercer vos droits s’y rapportant.

Champ d’Application :

Cette Politique s’applique à toutes les activités de traitement mises en œuvre par CFAO et ses filiales (ci-après « CFAO »), à l’égard des personnes avec qui elle entretient des relations dans le cadre de ses activités. Sont donc visés :

- Les salariés du Groupe

- Les partenaires d’affaires

- Les prospects

- Les actionnaires et administrateurs du Groupe

- Et plus généralement toute personne en lien avec une des filiales CFAO

Cette Politique pourra être modifiée par CFAO au fil du temps, en particulier pour l’adapter aux évolutions ou aux changements du droit applicable ou des pratiques internes de CFAO. Nous vous invitons à consulter cette Politique régulièrement via le lien internet suivant :

Sommaire :

1 A quelles occasions et pour quelles finalités vos données personnelles sont-elles collectées ?

2 Quelles sont les données collectées ?

3 Sur quelle base vos données sont-elles collectées ?

4 Comment CFAO collecte-t-elle vos données ?

5 Quels sont les destinataires de vos données personnelles ?

6 Vos Données Personnelles peuvent-elles être transférées hors UE ?

7 Comment la sécurité de vos données personnelles est-elle préservée ?

8 Combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?

9 Quels sont vos droits sur vos données personnelles et comment les exercer ?

Version en date du 19.05.2021

1. A quelles occasions et pour quelles finalités vos données personnelles sont-elles collectées ?

→ CFAO collecte vos données personnelles pour des finalités explicites et légitimes

Vous êtes client, fournisseur, partenaire d’affaires, vos données personnelles pourront être utilisées :

- pour mener à bien les opérations liées à nos activités ; distribuer des produits sur le marché / réaliser des prestations de services et conduire toutes les activités y associées ; répondre à vos demandes ; garder une trace de nos interactions et nos entretiens, comme lorsque vous nous contactez pour obtenir des informations ou obtenir assistance.

- fournir un accès à nos services en ligne, nos plateformes et nos applications ; gérer vos comptes clients en ligne ;

- développer et améliorer nos produits et services ; identifier les tendances et développer de nouveaux produits et services ; Réaliser des enquêtes de satisfaction, analyses et statistiques afin d’améliorer nos produits et services ainsi que la connaissance de nos clients et prospects ; suivre et répondre aux problèmes de sécurité ; déterminer l’efficacité de nos campagnes promotionnelles ;

- remonter le cas échéant les informations portées à notre connaissance en matière de pharmacovigilance et/ou matériovigilance;

Et plus généralement,

- respecter les obligations légales et règlementaires applicables ; veiller à la sécurité ; gérer les crises ; mener des opérations de prévention et des investigations ; procéder à des formalités administratives, des enregistrements, des déclarations ou des audits.

- de procéder aux paiements que nous pourrions avoir à émettre dans des situations spécifiques ; vérifier vos informations financières ; faciliter les paiements futurs.

- faire des dons et procéder à des opérations de sponsoring ;

- répondre à des demandes émanant d’autorités administratives ou judiciaires en conformité avec le droit applicable ;

- protéger nos droits et nos intérêts ; protéger la santé, la sûreté et la sécurité du personnel des entités du Groupe CFAO et de leurs locaux ; procéder à des audits internes ; gérer nos biens ; mettre en œuvre des systèmes et outils de contrôle de nos activités ; maintenir la sécurité de nos services et de nos opérations ; nous protéger contre d’éventuelles actions frauduleuses ;

Vous êtes libre de fournir ou non tout ou partie de vos données personnelles. Toutefois, une décision de refus pourrait avoir pour conséquence de limiter votre accès à certains services ou produits proposés par CFAO, ou autre fonctionnalité proposée par ses sites internet et applications mobiles.

2. Quelles sont les données collectées ?

→ CFAO ne collecte que les données personnelles strictement nécessaires aux finalités précitées

CFAO prend en compte les principes de minimisation des données. En conséquence, sont collectées des informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Nous pouvons collecter diverses catégories de données à caractère personnel vous concernant, y compris :

- Vos données d’identification et informations d’ordre général (par exemple, nom, prénom, sexe, adresse électronique et/ou adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile) et ainsi que toutes données strictement nécessaires à la gestion du personnel ;

- Des données relatives à votre profession (par exemple, fonctions et titre de votre poste, nom de la société, ainsi que pour les professionnels de santé, copie et année d’obtention du diplôme de pharmacien) ;

- Vos informations de paiement (par exemple, montants versés, informations concernant la carte de crédit et le compte bancaire, le numéro de TVA et autre numéro d’identification fiscale) ;

- Vos données d’identification électronique requises pour la fourniture de produits ou de services à notre société (par exemple, connexion, droit d’accès, mots de passe, numéro de badge, adresse IP, identifiants en ligne/cookies, fichiers de journalisation, date et heure d’accès et de connexion, enregistrement d’images ou de sons tels que les photos de badge, la vidéosurveillance ou les enregistrements sonores) ;

- Et des informations relatives aux activités/interactions promotionnelles, scientifiques et médicales que vous avez avec nous, y compris les possibles futures interactions.

Si vous avez l’intention de nous fournir des données personnelles qui concernent d’autres individus (par exemple, vos collègues), vous devez fournir directement aux individus concernés, ou par le biais de leur employeur, une copie de cette notice d’information sur la protection des données personnelles.

3. Sur quelle base vos données sont-elles collectées ?

→ CFAO traite vos données personnelles dans les cas permis par la réglementation

Vos données personnelles sont traitées par CFAO dans les cas permis par la réglementation applicable, et en particulier dans les conditions suivantes :

- lorsque vous avez manifesté un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque concernant le traitement de vos données personnelles (ex. : inscription sur un site de vente en ligne, souscription à une newsletter…)

- lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (ex. : candidature, réalisation de prestations, …) ;

- pour le respect des obligations légales ou réglementaires de CFAO (ex. : lutte contre la fraude) ;

- lorsque les intérêts légitimes de CFAO peuvent être de nature à justifier le traitement (ex. : mesures de sécurité informatique).

Des mentions informatives spécifiques et ou un formulaire de recueil du consentement, conformes au droit applicable sont prévues selon le cas. Ces « Mentions d’Information » et/ou formulaire de recueil du consentement décrivent comment vos Données Personnelles seront utilisées dans le cadre du traitement en question.

Il est ici précisé que pour les mineurs de moins de 18 ans, ce consentement doit être donné ou autorisé par le titulaire de l’autorité parentale.

4. Comment CFAO collecte-t-elle vos données ?

→ CFAO collecte des données à partir de sources fiables, et notamment :

- Données que vous nous communiquez à travers différents supports, durant une inscription, ou l’utilisation d’application, à travers des enquêtes et toute autre interaction directe ou indirecte avec CFAO. Il peut s’agir par exemple de données que vous nous fournissez lorsque vous nous adressez une candidature en ligne ou une demande de renseignements etc.

- Données que nous collectons automatiquement par exemple lorsque nous suivons vos interactions avec nos sites internet, nos plateformes, nos applications et nos services, au moyen, notamment, de cookies.

- Données que nous collectons dans le respect de la loi applicable à partir de sources publiques, y compris les données publiées par vous sur différents supports.

- Données que nous obtenons licitement de la part de tiers autorisés, par exemple lorsque nous avons besoin de confirmer vos données de contact ou vos informations financières, ou lorsque nous vérifions l’homologation des professionnels médicaux.

5. Quels sont les destinataires de vos données personnelles ?

→ CFAO partagera vos données personnelles exclusivement avec des parties autorisées.

Vos données personnelles étant confidentielles, seules les personnes dûment habilitées par CFAO peuvent accéder à vos données personnelles, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection conformément à la règlementation applicable.

Toutes les personnes ayant accès à vos données personnelles sont tenues par une obligation de confidentialité.