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Gestión de Documentos Compartidos en la Nube
Almacene, organice y comparta documentos de calidad de manera centralizada y segura, facilitando la gestión documental institucional y el cumplimiento de estándares.
5 Funcionalidades principales
100% En la nube
Roles Control de acceso
¿Sus documentos de calidad están dispersos en carpetas locales?
Gestión Documental Centralizada en la Nube
Funcionalidades del Módulo de Documentos Compartidos
Gestión documental centralizada, segura y accesible
Almacenamiento Centralizado en la Nube DESTACADO
Almacenamiento centralizado de documentos de calidad en la nube, garantizando disponibilidad, respaldo automático y acceso desde cualquier lugar.
Almacenamiento centralizado de todos los documentos institucionales
Respaldo automático diario en la nube
Acceso desde cualquier lugar con conexión a internet
Disponibilidad 24/7 de la información
Protección contra pérdida de información
Eliminación de dependencia de servidores locales
Reducción de uso de papel
Ahorro de espacio físico en archivadores
Cumplimiento de estándares de gestión documental
Escalabilidad según crecimiento institucional
Sin límite de almacenamiento
Organización por Carpetas Personalizadas
Organización por carpetas, áreas, procesos o categorías personalizadas, facilitando la estructura documental según las necesidades institucionales.
Estructura de carpetas personalizable
Organización por áreas (calidad, SGSSS, gestión clínica, administrativa)
Organización por procesos (misionales, apoyo, estratégicos)
Categorías personalizadas según necesidades institucionales
Subcarpetas ilimitadas
Etiquetas y categorización múltiple
Ordenamiento por nombre, fecha o tipo
Vista de árbol de carpetas
Navegación intuitiva
Creación de carpetas por roles autorizados
Estructura coherente con procesos institucionales
Control de Acceso por Roles
Control de acceso por roles y permisos (lectura, descarga, edición, eliminación), garantizando que cada usuario acceda solo a los documentos autorizados.
Configuración de roles por usuario
Permisos de solo lectura (visualizar sin descargar)
Permisos de descarga de documentos
Permisos de edición y carga de nuevas versiones
Permisos de eliminación (solo administradores)
Asignación de permisos por carpeta
Asignación de permisos por documento individual
Permisos heredables en subcarpetas
Control de acceso por área o servicio
Registro de usuarios que acceden a cada documento
Trazabilidad de permisos otorgados
Seguridad de información confidencial
Comentarios sobre Documentos
Sistema de comentarios y observaciones sobre documentos que facilita la colaboración y retroalimentación entre áreas.
Comentarios y observaciones sobre cada documento
Registro de autor y fecha de cada comentario
Colaboración entre áreas mediante observaciones
Retroalimentación directa sobre documentos de calidad
Historial de comentarios por documento
Facilita revisión y aprobación de documentos
Mejora el flujo de trabajo institucional
Auditoría de Acciones
Registro completo de todas las acciones realizadas sobre los documentos, proporcionando trazabilidad para cumplimiento normativo y auditorías.
Registro de quién accede a cada documento
Registro de descargas realizadas
Registro de modificaciones y cargas de documentos
Fecha y hora de cada acción
Identificación del usuario que realizó la acción
Trazabilidad completa para auditorías externas
Cumplimiento de normatividad de protección de datos
Reportes de actividad por usuario o documento
Preguntas Frecuentes
¿Cómo funciona el almacenamiento en la nube?
El sistema almacena todos los documentos de calidad de su institución en servidores en la nube con respaldo automático diario. Puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet (computador, tablet, celular). El sistema cuenta con disponibilidad 24/7, por lo que siempre tendrá acceso a sus documentos. No hay límites de almacenamiento, el espacio crece según las necesidades de su IPS.