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Basiswissen für Kulturvereine als Arbeit- und Auftraggeber
Basiswissen für Kulturvereine als Arbeit- und Auftraggeber
Anstellung, Werkvertrag oder doch Ehrenamtlich? Um Projekte im Kulturverein zu realisieren, braucht es Menschen, die zusammenarbeiten. Je nachdem, wie diese Zusammenarbeit konkret aussieht – also welche Leistungen erbracht werden und unter welchen Rahmenbedingungen die Tätigkeit stattfindet (Wer? Wie? Wo? Wann?) – sind rechtlich ganz bestimmte Beschäftigungsformen vorgesehen.
Soll jemand für eine gewisse Zeit seine*ihre Arbeitskraft gegen Entgelt zur Verfügung stellen, wird in den meisten Fällen ein Dienstvertrag vorliegen. Mitunter benötigt der Verein aber nur punktuell eine konkrete Leistung, für die ein Werkvertrag auf Honorarnotenbasis infrage kommt. Neben dieser sehr zentralen Unterscheidung in Dienstvertrag und Werkvertrag, gibt es auch Misch- und Sonderformen sowie unentgeltliche Tätigkeiten, ohne die vieles in der Kultur nicht möglich wäre.
Die korrekte Einordnung ist auch deshalb relevant, weil den Kulturverein als Arbeitgeber im Falle eines Dienstverhältnisses Melde- und Abgabenpflichten treffen. Um euch die in der Praxis oft schwierige Abgrenzung zu erleichtern, findet ihr hier die wichtigsten Merkmale und Praxisfragen im Überblick.
WICHTIG: Die Beschäftigungsform kann nicht nach Belieben gewählt werden. Vielmehr bestimmt die Ausprägung der relevanten Merkmale (Art der Leistung, Dauer, persönliche Erbringung, Arbeitsverhalten, Kontrollbefugnisse, Arbeitszeit, Arbeitsort, betriebliche Einbindung, …), welche Beschäftigungsform vorliegt. Sprechen die tatsächlichen Umstände für einen Dienstvertrag, ändert auch ein als „Werkvertrag“ bezeichnetes Dokument nichts an der Einordnung. Wird fälschlicherweise eine selbständige Tätigkeit angenommen, obwohl die Merkmale für ein Dienstverhältnis sprechen, kann es bei einer Abgabenprüfung zu teuren Nachzahlungen kommen. Sollte auf Honorarbasis oder ehrenamtlich gearbeitet werden, empfehlen wir daher, das Vorliegen eines Dienstverhältnisses vorab auszuschließen.
Dienstvertrag und Sonderformen Dienstvertrag Merkmale Ein Dienstvertrag liegt vor, wenn jemand dem Verein seine*ihre Arbeitskraft für eine gewisse Zeit in Form von Dienstleistungen zur Verfügung stellt und dafür Geld erhält. Diese Zeitspanne kann mitunter auch kurz sein und z. B. nur einen Tag umfassen.
Der*die Dienstnehmer*in erhält für die zur Verfügung gestellte Arbeitskraft ein Entgelt – ganz gleich, ob die Arbeit ein Ergebnis (einen Erfolg) liefert. Auch im Fall einer Erkrankung, im Urlaub oder bei bestimmten Dienstverhinderungen (Pflegeurlaub) behält der*die Dienstnehmer*in den Entgeltanspruch.
Charakteristisch für den Dienstvertrag ist außerdem, dass die Arbeitsleistungen in persönlicher und wirtschaftlicher Abhängigkeit erbracht werden. Das bedeutet, dass der*die Dienstnehmer*in die Tätigkeiten persönlich ausübt und den Weisungen des*der Arbeitgeber*in unterworfen ist. Zum einen inhaltlich, aber auch organisatorisch, durch die Einbindung in den Betrieb des Vereins. Dies zeigt sich z. B. in der Bindung an bestimmte Arbeitsabläufe, Arbeitszeiten und Pausen, in der verpflichtenden Teilnahme an Besprechungen und Berichtspflichten. Auch werden sämtliche Arbeitsmittel (Geräte, Software, Telefon, usw.) vom Verein zur Verfügung gestellt bzw. die Kosten hierfür übernommen.
Die persönliche Abhängigkeit ist gerade in der Abgrenzung zum freien Dienstvertrag ein wesentliches Merkmal.
Die Merkmale des Dienstvertrags im Überblick:
Verpflichtung zu einer Dienstleistung (Arbeitskraft)
über eine gewisse Zeit (dauerhaft bzw. häufiger)
gegen angemessenes Entgelt (unabhängig vom Erfolg)
in persönlicher und wirtschaftlicher Abhängigkeit (persönliche Erbringung, vorgegebene Arbeitsweise, Arbeitszeiten, Arbeitsort, bereitgestellte Arbeitsmittel, …)
Hinweis: Ob ein Dienstvertrag vorliegt, ist nach dem Überwiegen der Merkmale im Einzelfall zu beurteilen. Das bedeutet, dass nicht unbedingt alle Merkmale erfüllt sein müssen, um von einem Dienstvertrag auszugehen. So kann z. B. die Art der Leistung und die Dauerhaftigkeit besonders ins Gewicht fallen, um grundsätzlich von einem Dienstvertrag (und nicht von einem Werkvertrag) auszugehen. Auf einzelne Ausprägungen der persönlichen oder wirtschaftlichen Abhängigkeit kommt es meist erst in der Abgrenzung zwischen echtem und freiem Dienstvertrag an. Es sind dabei immer die tatsächlichen Umstände im Einzelfall zu beurteilen.
Beispiele für (echte) Dienstnehmende Sämtliche verwaltende und Büro-Tätigkeiten (Buchhaltung, Assistenzarbeiten, Büroleitung, Sekretariat, Pressearbeit, Kommunikation, …)
Tätigkeiten bei Festivals und Veranstaltungen, die klassisch über Dienstpläne geregelt werden (Kassadienst, Bardienst, Billeteur*innen, Reinigungspersonal, …)
Ferialangestellte und „freiwillige“ Praktikant*innen, die Taschengeld beziehen. Ausnahmen gibt es nur für Pflichtpraktika und Volontariate (s. weiter unten „Ausbildungsverhältnisse“)
Projektmitarbeit, sofern es sich nicht um eine punktuelle, vorab definierte Einzelleistung handelt (hier ist auch ein freier Dienstvertrag denkbar, s. unten). Welche arbeitsrechtlichen Vorschriften sind zu beachten? Zahlung eines angemessenen Entgelts (Lohn, Gehalt)
Da gemeinnützige Kulturarbeit in der Regel keinem Kollektivvertrag unterliegt, kann die Höhe des Entgelts vertraglich recht frei vereinbart bzw. verhandelt werden. Dennoch haben Dienstnehmende einen gesetzlichen Anspruch auf Zahlung eines „angemessenen Entgelts“. Als Maßstab für die Angemessenheit dient das, was in der Branche und Position an einem bestimmten Ort üblich ist. Für die freie Kulturarbeit hat sich das Gehaltsschema der IG Kultur Österreich etabliert. Es enthält Empfehlungen zur fairen Bezahlung und wird von den meisten Förderstellen als Basis für Einreichungen anerkannt. Mehr zu Fair Pay findet ihr hier（https://igkultur.at/service/verein/gehaltsschema-und-honorarrichtlinien-fuer-kulturarbeit）.
Sollte doch ein Kollektivvertrag oder Mindestlohntarif anwendbar sein, sind die dort angeführten Mindestgehälter zwingend. Zur Anwendbarkeit von Kollektivverträgen siehe unten.
Hinweis: der Monatslohn darf nicht einfach so gekürzt oder verspätet ausgezahlt werden. Jede Änderung oder Anpassung des Gehalts sollte schriftlich vereinbart werden.
Arbeitsrechtliche Schutzvorschriften
Neben der Zahlung des Entgelts hat der Verein als Arbeitgeber auch andere arbeitsrechtliche (Schutz-)Vorschriften einzuhalten. Das betrifft insbesondere die Arbeits- bzw. Ruhezeiten und deren Dokumentation (Arbeitszeiterfassung), die Regelung von Urlaub und Krankenstand, Arbeitssicherheit und Arbeitnehmer*innenschutz, Diskriminierungsschutz, Kündigungsfristen, usw.
Kommt ein Kollektivvertrag zur Anwendung?
Vorschriften ergeben sich entweder direkt aus dem Gesetz oder aus dem Dienstvertrag. Auch ein Kollektivvertrag kann zwingende Mindeststandards vorgeben. Kollektivverträge enthalten einerseits zwingende Vorgaben zu Mindestgehältern, aber auch andere arbeitsrechtliche Regelungen, von denen nur zum Vorteil der Dienstnehmenden abgewichen werden darf.
Daher sollte – auch wenn die Kulturarbeit in gemeinnützigen Vereinen in der Regel keinem Kollektivvertrag unterliegt – immer geprüft werden, ob in eurem Verein nicht doch ein Kollektivvertrag anzuwenden ist. Die Bindung an einen Kollektivvertrag kann sich aus der Zugehörigkeit zu einer WKO-Fachgruppe aufgrund einer Gewerbeberechtigung ergeben (Handel, Gastgewerbe). Es gibt aber auch sogenannte „gesatzte“ Kollektivverträge, die unabhängig von einer Kammermitgliedschaft gelten, etwa im Bereich der Sozialwirtschaft oder der Erwachsenenbildung. Gibt es einen anwendbaren Kollektivvertrag, besteht kein Wahlrecht und der Kollektivvertrag ist anzuwenden.
Sozialpartnerempfehlung für freie Kulturarbeit
Gerade weil die freie Kulturarbeit in den meisten Fällen keinem Kollektivvertrag unterliegt, gibt es seit 2023 zwischen der Gewerkschaft GPA und IG Kultur Österreich eine Kooperation, um gemeinsam einen Schritt in Richtung bessere Arbeitsbedingungen zu setzen. Ergebnis ist die erste Sozialpartnerempfehlung für die freie Kulturarbeit in Österreich. Im Zentrum steht das Gehaltsschema der IG Kultur Österreich, welches damit erstmals gemeinsam mit der Gewerkschaft GPA herausgegeben wird. Darüber hinaus schafft die Empfehlung einen gemeinsamen Referenzrahmen für die Ausgestaltung der Arbeitsbedingungen und bietet Transparenz und Rechtssicherheit durch Klärung arbeitsrechtlicher Fragestellungen.
Die Sozialpartnerempfehlung ist – genauso wie das Gehaltsschema der IG Kultur – unverbindlich.
Mehr zum Projekt findet ihr hier（https://igkultur.at/projekt/sozialpartnerempfehlung-freie-kulturarbeit）. Die aktuelle Fassung (PDF) ist in unserer Mustersammlung（https://igkultur.at/service/arbeiten-im-kulturverein/mustervertraege-vorlagen） aufrufbar.
Was ist sonst noch zu beachten?
Neben arbeitsrechtlichen Vorschriften treffen den Verein als Arbeitgeber auch Melde- und Abgabenpflichten (Sozialversicherung, Lohnsteuer, DG-Abgaben, Kommunalsteuer, …). Mehr dazu im folgenden Punkt. Sozialversicherung, Abgaben, Steuern – Welche Lohnnebenkosten und Meldepflichten hat der Verein bei einem Dienstverhältnis? Neben der Zahlung des Entgelts an den*die Dienstnehmerin treffen den Verein weitere Abgaben- und Meldepflichten. Die wichtigsten haben wir folgend für euch überblicksmäßig zusammengefasst.
Tipp: Ein Online-Lohnkostenrechner hilft bei der groben Schätzung der Nebenkosten, die potenziell auf euren Verein zukommen (z.B. dieser des Finanzministeriums（https://onlinerechner.haude.at/BMF-Brutto-Netto-Rechner/） ). Die genaue Berechnung erfolgt allerdings am besten durch eine Lohnverrechnung. So seid ihr abgesichert, dass alles korrekt abgeführt und abgewickelt wird.
Sozialversicherung nach ASVG: rechtzeitige Meldung & Beitragszahlung
Wird jemand als Dienstnehmer*in für den Verein tätig, so besteht Sozialversicherungspflicht nach dem ASVG (Allgemeines Sozialversicherungsgesetz). Der Verein ist verpflichtet, die Person vor Dienstantritt bei der ÖGK (Österr. Gesundheitskasse) als Dienstnehmer*in anzumelden.
Folglich sind monatlich Sozialversicherungsbeiträge an die ÖGK zu zahlen. Diese werden zwischen dem*der Dienstgeber*in und dem*der Dienstnehmer*in aufgeteilt. Der Dienstnehmer*innen-Anteil wird dabei direkt vom Lohn abgezogen und gemeinsam mit den anderen Abgaben vom Verein abgeführt.
BV-Beiträge (Mitarbeiter*innenvorsorge) und sonstige Dienstgeberabgaben
Zusätzlich hat der*die Dienstgeber*in Beiträge zur betrieblichen Vorsorge („Abfertigung neu“) und sonstige DG-Abgaben zu leisten.
Tipp: Hiervon gibt es einige Befreiungen, welche die Lohnnebenkosten in der Praxis deutlich senken. Werden z.B. im Verein mehrere Personen geringfügig beschäftigt (dazu zählen auch freie Dienstnehmende) und beträgt ihre monatliche Gesamtlohnsumme nicht mehr als das 1,5-Fache der Geringfügigkeitsgrenze, so entfällt die DG-Abgabe. Die Beitragspflicht zur betrieblichen Vorsorge betrifft außerdem nur Beschäftigungsverhältnisse, die über 1 Monat hinausgehen.
Lohnsteuer
Dabei handelt es sich um die für die Tätigkeit anfallende Einkommensteuer des*der Dienstnehmenden, die direkt vom Lohn abgezogen und vom Verein an das Finanzamt abgeführt wird.
Tipp an Dienstnehmende: Sollte der*die Dienstnehmende nicht durchgehend im gleichen Ausmaß beschäftigt sein und am Ende des Jahres zu viel Steuer bezahlt haben, kann diese über die jährliche Arbeitnehmer*innenveranlagung zurückgefordert werden.
Kommunalsteuer
Dienstgebende haben, abhängig von der Bruttolohnsumme ihrer Beschäftigten, Kommunalsteuer zu zahlen. Zur Lohnsumme zählen sowohl Bezüge von echten als auch von freien Dienstnehmenden. Gemeinnützige Vereine müssen allerdings nur für Dienstnehmende im unternehmerischen Hilfsbetrieb und Gewinnbetrieb Kommunalsteuer zahlen. Tätigkeiten, die unmittelbar dem begünstigten Vereinszweck dienen, sind von der Kommunalsteuer befreit. Die Aufteilung erfolgt in der Regel nach dem zeitlichen Einsatz. Geringfügig, Teilzeit, Befristet, Fallweise, Gleitzeit ... Wie kann man Dienstverträge individuell gestalten? Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, das Dienstverhältnis auszugestalten. Ein paar Möglichkeiten stellen wir euch auszugsweise vor. Für Detailfragen empfehlen wir, eine arbeitsrechtliche Beratung in Anspruch zu nehmen.
Vertragsdauer: unbefristet – befristet – fallweise
Neben einem unbefristeten Dienstvertrag , der auf unbestimmte Zeit geschlossen wird und erst gesondert aufgelöst werden muss, kann die Vertragsdauer auch von vornherein beschränkt werden. Es handelt sich dann um einen befristeten Dienstvertrag . Zur Dauer der Befristung gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Verträge können für mehrere Jahre geschlossen werden, aber z.B. auch nur auf einen Tag befristet sein.
Vorsicht ist geboten, wenn mit derselben Person öfter befristete Verträge abgeschlossen werden: Grundsätzlich ist es nur einmal zulässig, einen Dienstvertrag zu befristen. Folgt daraufhin eine zweite Befristung, wird der Dienstvertrag – sofern keine sachliche Rechtfertigung als Ausnahme vorliegt – in einen unbefristeten Vertrag umgewandelt (mit der Konsequenz, dass bei Beendigung eine Kündigungsfrist einzuhalten ist).
Bei kurzfristiger, unregelmäßiger Beschäftigung für einzelne Tage bietet sich die Anmeldung als „ fallweise Beschäftigung “ bei der ÖGK an. Es handelt sich um eine Sonderform des befristeten Dienstvertrags, für den die ÖGK eine vereinfachte Meldung vorsieht (Vor-Ort-Anmeldung mit Nachmeldung binnen 7 Tagen). Eine fallweise Beschäftigung ist für maximal 6 aufeinanderfolgende Tage zulässig und darf nicht regelmäßig erfolgen. Das bietet sich z.B. für Hilfstätigkeiten im Rahmen eines Festivals oder für vereinzelte Bardienste an, welche im Bedarfsfall pro Arbeitstag vereinbart werden. Zwischen mehreren fallweisen Beschäftigungen muss außerdem eine längere Zeitspanne liegen als die Dauer der Beschäftigung. Nähere Infos zur fallweisen Beschäftigung erhaltet ihr direkt bei der ÖGK（https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.821073）.
Zeitliches Ausmaß: Vollzeit – Teilzeit – geringfügig
Ein Dienstverhältnis kann in Vollzeit oder Teilzeit ausgeübt werden. Als Vollzeit gilt gesetzlich ein Ausmaß von 40 Stunden pro Woche. Das Vollzeitausmaß kann für euren Betrieb herabgesetzt werden – eine Möglichkeit, von der in der Praxis häufig Gebrauch gemacht wird. Üblich sind Regelungen zwischen 35 und 39 Stunden pro Woche. Wichtig ist, das Vollzeitausmaß schriftlich im Vertrag oder einer Betriebsvereinbarung festzuhalten.
Alle, die weniger als Vollzeit arbeiten, gelten als Teilzeitbeschäftigte . Arbeitsrechtliche Ansprüche wie z.B. Urlaub, Sonderzahlungen gebühren Teilzeitbeschäftigten aliquot im Ausmaß ihrer Beschäftigung.
Auch die geringfügige Beschäftigung wird im Regelfall in Teilzeit ausgeübt. Hierbei handelt es sich genau genommen nicht um eine bestimmte Stundenzahl, sondern um eine Entgeltschwelle, die nicht erreicht wird: die Geringfügigkeitsgrenze. Die Geringfügigkeitsgrenze wird jedes Jahr angepasst. Den aktuellen Wert findet ihr auf der Website der ÖGK（https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.870421&portal=oegkportal）. Für geringfügige Beschäftigte entfällt ein großer Teil der Versicherungsbeiträge und Lohnnebenkosten, da nur eine Teilversicherungspflicht (Unfallversicherung) besteht.
Arbeitszeiten: Feste Arbeitszeiten vs. Gleitzeit
Die gesetzlichen Regelungen gehen von festen Arbeitszeiten als Standardfall aus. In der Praxis wird das nur bei fixen Diensten oder Öffnungszeiten praktisch sein. Denn jede Überschreitung der vereinbarten Arbeitszeiten lässt Mehr- bzw. Überstunden anfallen, für welche Zuschläge zu bezahlen sind. Um teure Überstunden zu vermeiden, gibt es einige Möglichkeiten, die Arbeitszeit flexibel zu gestalten. Vor allem bei Tätigkeiten mit schwankendem Arbeitsaufkommen sind flexible Arbeitszeiten empfohlen. Diese müssen allerdings schriftlich vereinbart werden, z.B. durch eine Gleitzeitvereinbarung. Ein Muster für eine Gleitzeitvereinbarung findet ihr in unserer Vorlagensammlung（https://igkultur.at/service/arbeiten-im-kulturverein/mustervertraege-vorlagen） .
Hinweis: auch bei flexiblen Arbeitszeiten sind gesetzliche Vorschriften zu Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten zwingend einzuhalten.
Telearbeit / Home-Office
Spätestens seit der Corona-Pandemie hat die Arbeit von zu Hause aus an Bedeutung gewonnen. Mit dem Telearbeitsgesetz ist ab 1.1.2025 eine rechtlich Grundlage geschaffen, neben der Arbeit von zu Hause auch von allen andern Orten aus zu arbeiten – Arbeitnehmer*innen können ortsungebunden und damit außerhalb der Arbeitsstätte oder der eigenen Wohnung (Homeoffice) arbeiten, so dies mit dem*der Arbeitgeber*in vereinbart wurde. Grundsätzlich sind die arbeitsrechtlichen Bestimmungen und Verpflichtungen aus dem Dienstvertrag bei Telearbeit genauso einzuhalten wie im Büro. Besondere Rahmenbedingungen ergeben sich allerdings im Hinblick auf Arbeitsmittel, Kostenersatz, Erreichbarkeit oder Datensicherheit, sowie den gesetzlichen Versicherungsschutz (Details hier（https://igkultur.at/praxis/home-office-telearbeit-Vereinsarbeit-Kulturverein）). Die Einführung von Telearbeit oder Home-Office im Betrieb erfordert eine schriftliche Vereinbarung. Ein Muster für eine Telearbeits-Vereinbarung findet ihr in unserer Vorlagensammlung（https://igkultur.at/service/arbeiten-im-kulturverein/mustervertraege-vorlagen） . Wo finde ich Vertragsmuster für Dienstverträge? Gerne stellen wir euch unsere Vorlagensammlung（https://igkultur.at/service/arbeiten-im-kulturverein/mustervertraege-vorlagen） zur Gestaltung von Dienstverträgen zur Verfügung. Diese beinhaltet unter anderem folgende Muster:
Dienstzettel
Dienstvertrag unbefristet
Dienstvertrag befristet
Zusatzvereinbarung Gleitzeit
Zusatzvereinbarung Home-Office
Zusatzvereinbarung Ausbildungskosten
Sozialpartnerempfehlung
Bitte beachtet die Anmerkungen und Kommentare im jeweiligen Dokument. Bei Rückfragen sind wir gerne für euch da.
Freier Dienstvertrag „Echter“ oder Freier Dienstvertrag? Der freie Dienstvertrag ist eine Sonderform des „echten“ Dienstverhältnisses, bei dem die Merkmale selbständiger Tätigkeit stärker ausgeprägt sind.
Wie beim „echten“ Dienstverhältnis wird für eine gewisse Zeit Arbeitskraft gegen Entgelt zur Verfügung gestellt. Der Arbeitsinhalt wird (zumindest grob) von dem*der Arbeitgeber*in vorgegeben und freie Dienstnehmende werden ebenso für die Zurverfügungstellung der Arbeitszeit bezahlt, ohne dass es auf ein Ergebnis ankommt (zum Dienstvertrag s. oben).
Anders als beim „echten“ Dienstvertrag arbeiten freie Dienstnehmende jedoch unabhängiger und haben in der Organisation ihrer Tätigkeit mehr Freiheiten : Der*die freie Dienstnehmende bestimmt außerdem selbst, wann und wo er*sie arbeitet und ist organisatorisch nur wenig in den Betrieb eingebunden. Auch die Arbeitsmittel werden nicht komplett durch den Verein bereitgestellt, sondern (auch) eigene verwendet (z.B. privater Laptop, eigene Requisiten, Unterlagen, …). Sollte mal etwas dazwischenkommen, kann sich der*die freie Dienstnehmende vertreten lassen.
Die Merkmale des freien Dienstvertrags im Überblick:
Verpflichtung zu einer Dienstleistung (Arbeitskraft)
über eine gewisse Zeit (dauerhaft bzw. häufiger)
gegen angemessenes Entgelt (unabhängig vom Erfolg)
in persönlicher und wirtschaftlicher Unabhängigkeit (Vertretungsmöglichkeit, keine Bindung an Arbeitszeiten oder einen Arbeitsort, keine Vorgaben zum Arbeitsablauf, keine organisatorische Eingliederung in den laufenden Betrieb, eigene Arbeitsmittel, …)
Auch hier gilt: Ob ein (freier) Dienstvertrag vorliegt, ist nach dem Überwiegen der Merkmale im Einzelfall zu beurteilen. Das bedeutet, dass nicht unbedingt alle Merkmale erfüllt sein müssen, um von einem (freien) Dienstvertrag auszugehen. So kann z. B. die Art der Leistung und die Dauerhaftigkeit besonders ins Gewicht fallen, um von einem (freien) Dienstvertrag (und nicht von einem Werkvertrag) auszugehen.