Persónuvernd

ELEMENT-->

Vörutorg（https://vorutorg.icepharma.is/）

íslenska is（https://www.icepharma.is/personuverndarstefna）

English en（https://www.icepharma.is/en/privacy-policy）

íslenska is（https://www.icepharma.is/personuverndarstefna）

English en（https://www.icepharma.is/en/privacy-policy）

Vörutorg（https://vorutorg.icepharma.is）

Hafa samband

Sími 540 8000

icepharma@icepharma.is

Um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga

Velkomin á upplýsingasíðu Icepharma um meðferð persónuupplýsinga

Icepharma er umhugað um öryggi gagna sem meðhöndluð eru í tengslum við starfsemi fyrirtækisins og leggur ríka áherslu á að vernda persónuupplýsingar einstaklinga og virða réttindi þeirra. Öll vinnsla persónuupplýsinga fer fram í samræmi við gildandi lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga (''persónuverndarlögin'') og reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga o.fl. (''persónuverndarreglugerðin'').

Icepharma ber ábyrgð á vinnslu og meðferð persónuupplýsinga sem unnið er með í starfsemi fyrirtækisins ýmist sem ábyrgðaraðili persónuupplýsinga, þ.e. sá aðili sem ákveður tilgang og aðferðir við vinnslu persónuupplýsinga, eða sem vinnsluaðili þeirra, þ.e. sá aðili sem vinnur með persónuupplýsingar á vegum ábyrgðaraðila. Persónuupplýsingar teljast allar persónugreinanlegar upplýsingar um skráðan einstakling eða upplýsingar sem hægt er að nota til að persónugreina einstakling, beint eða óbeint, af upplýsingunum einum og sér eða með frekari gögnum, sem eru í vörslu Icepharma eða sem Icepharma getur auðveldlega nálgast. Gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar.

Það er von Icepharma að efni upplýsingasíðunnar veiti frekari innsýn í það hvernig vinnslu og meðferð persónuupplýsinga er háttað í starfsemi fyrirtækisins og hvaða tilgangur og heimildir liggja að baki slíkri vinnslu. Þó er vakin athygli á því að það sem fram kemur á upplýsingasíðu þessari er til viðbótar öðrum persónuverndarfyrirvörum sem Icepharma kann að veita einstaklingum í ákveðnum tilvikum vegna tiltekinnar vinnslu persónuupplýsinga. Þar af leiðandi er ekki hægt að ganga út frá því sem vísu að efni upplýsingasíðunnar sé á hverjum tíma tæmandi heimild um vinnslur sem framkvæmdar eru í tengslum við starfsemi Icepharma. Þegar persónuupplýsingum er safnað vegna ákveðinnar vinnslu eru einstaklingar upplýstir um það með viðeigandi persónuverndarfyrirvara sem tekur til tiltekinnar vinnslu hverju sinni.

Persónuverndarfulltrúi Icepharma er Helga Björnsdóttir, lögfræðingur.

Netfang : personuvernd@icepharma.is.

Símanúmer : 6993797

1. Um persónuverndaryfirlýsingu Icepharma

Persónuverndaryfirlýsing þessi veitir upplýsingar um meðferð persónuupplýsinga í starfsemi Icepharma, s.s. um hvaða einstaklinga upplýsingum er safnað og hvaða tegundir af persónuupplýsingum er safnað hverju sinni, í hvaða tilgangi unnið er með persónuupplýsingar og með hvaða heimildum, um varðveislu upplýsinganna, um miðlun þeirra og hvernig öryggis þeirra er gætt. Í yfirlýsingunni er einstaklingum einnig veittar upplýsingar um réttindi þeirra í tengslum við persónuvernd og hvernig aðilar geta neytt réttar síns á grundvelli persónuverndarlaga.

Tilgangurinn með persónuverndaryfirlýsingu Icepharma er að tryggja að til staðar sé heildstæð sýn á söfnun, skráningu, flutning, vistun, varðveislu og eyðingu persónugreinanlegra upplýsinga og stuðla að því að viðskiptavinir, aðrir viðsemjendur, samstarfsaðilar, starfsmenn og aðrir einstaklingar, eins og við á hverju sinni, séu upplýstir um það hvernig fyrirtækið meðhöndlar og vinnur persónuupplýsingar í starfsemi sinni sem er afar fjölbreytt.

2. Um persónuverndarráð Icepharma

Icepharma hefur skipað sérstakt persónuverndarráð sem ber meginábyrgð á málefnum er varða persónuvernd og er tengiliður fyrirtækisins við persónuverndaryfirvöld.

Persónuverndarráð Icepharma skipa; Forstjóri Icepharma, persónuverndarfulltrúi Icepharma, gæðastjóri Icepharma, framkvæmdastjóri Lyfjasviðs og framkvæmdastjóri Samskiptasviðs. Ráðið hefur það meginhlutverk að hafa eftirlit með reglufylgni í starfseminni, svo sem að innri stefnum og verkferlum er varða meðhöndlum persónuupplýsinga sé fylgt, og hefur þannig mikilvægu hlutverki að gegna gagnvart starfsmönnum Icepharma, s.s. við vitundarvakningu, upplýsingagjöf og fræðslu. Vönduð og lögmæt vinnsla persónuupplýsinga er órjúfanlegur hluti af starfsemi Icepharma og það er á ábyrgð ráðsins að sjá til þess að allir starfsmenn Icepharma séu meðvitaðir um og þjálfaðir í öllum innri verklagsreglum er varða persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.

3. Söfnun og vinnsla persónuupplýsinga

Icepharma kann að safna, skrá, nota, varðveita eða flytja persónuupplýsingar um einstaklinga. Þessum persónuupplýsingum má skipta í eftirfarandi flokka:

Auðkennisupplýsingar: s.s. nafn, notendanafn og samskonar auðkenni, kennitala og kyn.

Samskiptaupplýsingar: s.s. heimilisfang, tölvupóstur, símanúmer.

Starfstengdar upplýsingar: s.s. upplýsingar um vinnustað, sérgrein, starfsnúmer

Fjármálaupplýsingar: s.s. bankareikningsupplýsingar eða aðrar greiðsluupplýsingar.

Upplýsingar um viðskiptasögu: yfirlit yfir þær vörur sem keyptar hafa verið og reikninga sem gefnir hafa verið út.

Tæknilegar upplýsingar: s.s. ip-tala, innskráningarupplýsingar, upplýsingar um tegund og útgáfu vafra.

Upplýsingar um notendahegðun: s.s. upplýsingar um hvernig heimasíður, vörur eða þjónusta er notuð.

Upplýsingar um markaðssetningu: s.s. upplýsingar sem tengjast vali einstaklings á því hvort Icepharma er heimilt að senda honum markaðsefni.

Ferðaupplýsingar: s.s. upplýsingar úr vegabréfi o.fl.

Upplýsingar um áhugamál og venjur: s.s. upplýsingar er tengjast heilsu og lífstíl, upplýsingar er tengjast áhugasviði/sérsviði heilbrigðisstarfsmanna o.fl.

Aðrar upplýsingar sem gætu talist persónuupplýsingar í skilningi laganna: s.s. upplýsingar í tengslum við notkun einstaklinga á ákveðinni vöru, upplýsingar um samskipti ákveðins aðila við Icepharma, upplýsingar um umbeðnar samskiptaleiðir Icepharma við heilbrigðisstarfsmenn eða aðra aðila o.fl.

Að auki getur fyrirtækinu verið nauðsynlegt að vinna viðkvæmar persónuupplýsingar t.d. heilsufarsupplýsingar um einstaklinga, og þá aðeins þegar slík vinnsla uppfyllir lagaskilyrði fyrir vinnslu viðkvæmra persónuupplýsinga.

4. Aðferðir við söfnun persónuupplýsinga

Í 6. kafla má finna dæmi um það í hvaða tilgangi Icepharma kann að safna og nota persónuupplýsingar um einstaklinga. Icepharma notar mismunandi aðferðir við söfnun persónuupplýsinga en eftirfarandi eru dæmi um það með hvaða hætti Icepharma safnar persónuupplýsingum í starfsemi sinni:

Söfnun upplýsinga beint frá einstaklingi

Algengast er að Icepharma móttaki og safni auðkennis- og samskiptaupplýsingum beint frá einstaklingnum sjálfum, m.a. frá viðskiptavinum, tengiliðum viðskiptavina, heilbrigðisstarfsmönnum, sjúklingum, aðstandendum sjúklinga, starfsfólki, umsækjendum um störf o.fl. Í öðrum tilvikum geta einstaklingar einnig verið beðnir um að láta af hendi starfstengdar upplýsingar, fjármálaupplýsingar sem og aðra flokka persónuupplýsinga. Í ákveðnum tilvikum taka starfsmenn Icepharma á móti viðkvæmum persónuupplýsingum frá einstaklingnum sjálfum, t.d. heilsufarsupplýsingum.

Einstaklingar geta ætíð hafnað því að afhenda Icepharma persónuupplýsingar þegar eftir því er leitað. Hins vegar, ef einstaklingur kýs að láta ekki af hendi upplýsingar sem eru nauðsynlegar fyrir Icepharma til að veita umbeðna þjónustu eða framkvæma samningsbundnar skyldur, gæti það leitt til þess að Icepharma er ómögulegt, að öllu leyti eða hluta, að veita einstaklingnum þá þjónustu sem óskað er eftir eða fullnægja samningsskuldbindingum sínum á annan hátt.

Sjálfvirk tækni eða samskipti

Icepharma kann einnig að safna tæknilegum upplýsingum um einstaklinga með sjálfvirkum hætti þegar einstaklingar heimsækja og nota vefsíður Icepharma. Þeim persónuupplýsingum er safnað með notkun á vafrakökum, atvikaskráningu og svipaðri tækni. Sjá nánar um vafrakökur hér.（https://www.icepharma.is/vafrakokur）

Söfnun upplýsinga frá þriðja aðila

Í vissum tilvikum gæti Icepharma tekið við persónuupplýsingum frá þriðja aðila eða aflað persónuupplýsinga frá fyrirtækjum, stofnunum eða tengiliðum lögaðila, sem búa yfir persónuupplýsingum um einstakling, þegar fyrrnefndir aðilar hafa heimild til að afhenda fyrirtækinu slíkar upplýsingarnar og þegar upplýsingarnar eru nauðsynlegar Icepharma í ákveðnum tilgangi. Það sama á við um persónuupplýsingar sem eru birtar opinberlega, s.s. persónuupplýsingar heilbrigðisstarfsmanna í opinberum skrám eða af vefsíðum, enda er vinnsla þeirra almennt heimil og upplýsingarnar aðeins unnar að því marki og í þeim tilgangi sem viðkomandi upplýsingar voru upphaflega gerðar aðgengilegar.

5. Heimildir fyrir vinnslu persónuupplýsinga

Persónuverndarlögin takmarka hvernig persónuupplýsingar skulu meðhöndlaðar. Takmarkanirnar koma þó ekki í veg fyrir vinnslu persónuupplýsinga heldur eiga að stuðla að því að persónuupplýsingar séu unnar á sanngjarnan og lögmætan hátt og aðeins í tilgreindum tilgangi.

Icepharma vinnur aðeins persónuupplýsingar einstaklinga ef heimild er fyrir því í persónuverndarlögum. Vinnsla almennra persónuupplýsinga í starfsemi Icepharma fer þannig einungis fram þegar a.m.k. eitt af eftirfarandi skilyrðum er uppfyllt:

Einstaklingur hefur gefið samþykki sitt fyrir vinnslu á persónuupplýsingum sínum í þágu eins eða fleiri tiltekinna markmiða;

Vinnsla persónuupplýsinga telst nauðsynleg vegna framkvæmdar samnings sem skráður einstaklingur á aðild að eða til þess að gera ráðstafanir að beiðni hins skráða áður en samningur er gerður;

Vinnsla persónuupplýsina telst nauðsynleg til að uppfylla lagaskyldu;

Vinnsla persónuupplýsinga telst nauðsynleg til að vernda brýna hagsmuni hins skráða einstaklings eða annars einstaklings;

Vinnsla persónuupplýsinga telst nauðsynleg vegna lögmætra hagsmuna Icepharma, viðskiptavinar eða annars þriðja aðila, þ.e. þegar hagsmunir eða grundvallarréttindi og frelsi hins skráða, sem krefjast verndar persónuupplýsinga, vega ekki þyngra.

Persónuupplýsingar einstaklings kunna að vera unnar samkvæmt fleiri en einni heimild eftir tilgangi vinnslunnar hverju sinni en einstaklingum er ætíð velkomið að hafa samband við Icepharma ef þeir óska eftir því að fá nánari upplýsingar um tilgang vinnslu og það hvaða heimild býr að baki vinnslunni.

Vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga hjá Icepharma fer einungis fram þegar einstaklingur hefur gefið samþykki sitt fyrir slíkri vinnslu eða ef hún telst nauðsynleg til að uppfylla lagaskyldu eða til að vernda brýna hagsmuni einstaklings eða annars einstaklings og aðeins þegar uppfyllt er a.m.k. eitt af lagaskilyrðum fyrir vinnslu viðkvæmra persónuupplýsinga, sbr. 11. gr. persónuverndarlaga nr. 90/2018.

6. Tilgangur vinnslu persónuupplýsinga

Icepharma leitast eftir því að haga allri vinnslu persónuupplýsinga með sanngjörnum og gagnsæjum hætti gagnvart hinum skráða einstakling. Persónuupplýsingarnar eru ætíð unnar í skýrt tilgreindum og málefnanlegum tilgangi og ekki unnar í öðrum og óskyldum tilgangi nema fyrirtækið hafi til þess heimild og einstaklingur hafi verið upplýstur um hinn nýja tilgang. Vinnsla persónuupplýsinga er ætíð takmörkuð við þær upplýsingar sem teljast nauðsynlegar og viðeigandi miðað við tilgang vinnslunnar hverju sinni.

Hér á eftir má finna upptalningu og nánari lýsingu á því hvenær Icepharma kann að vinna persónuupplýsingar um einstaklinga og á hvaða heimild/um vinnslan byggir. Þegar fyrirtækinu gefst færi á að veita einstaklingum beint allar nauðsynlegar upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga á þeim tíma sem þeim er safnað eða þær mótteknar er það gert með viðeigandi persónuverndarfyrirvara sem tekur þá sérstaklega til tiltekinna vinnsluaðgerða. Þannig ber ekki að túlka þá upptalningu sem á eftir fer sem tæmandi heimild fyrir hvers konar vinnsluaðgerðir sem framkvæmdar eru í starfsemi Icepharma.

Vinnsla persónuupplýsinga við heimsókn á vefsíður Icepharma

Icepharma kann að safna tæknilegum upplýsingum um einstaklinga, sem gætu falið í sér persónuupplýsingar, með sjálfvirkum hætti þegar einstaklingar heimsækja og nota vefsíður Icepharma. Þeim persónuupplýsingum er safnað með notkun á vafrakökum, atvikaskráningu og svipaðri tækni. Dæmi um slíkar upplýsingar eru; IP-tölur, auðkenni tækis, tungumálastillingar, tækistillingar, tegund stýrikerfis, tegund vafra, leitarsaga, heimsóttar síður o.fl. Söfnun og persónuupplýsinga í þessu samhengi byggist ýmist á samþykki einstaklings eða á lögmætum hagsmunum fyrirtækisins sem felast í því að geta veitt góða upplifun á vefsíðum og til að stuðla að frekari þróun hennar. Nánari upplýsingar um það hvernig við notum vafrakökur er að finna hér（https://www.icepharma.is/vafrakokur）.

Vinnsla persónuupplýsinga um tengiliði fyrirtækja/stofnana

Í tengslum við fjölbreytta starfsemi Icepharma eiga starfsmenn fyrirtækisins í samskiptum við breiðan hóp tengiliða fyrirtækja og/eða stofnana við framkvæmd starfa sinna. Í tengslum við slík samskipti geta aðilar verið beðnir um að afhenda Icepharma persónuupplýsingar, s.s. auðkennis- og samskiptaupplýsingar (nafn, símanúmer, netfang), þegar þess þarf. Slík söfnun og móttaka persónuupplýsinga telst nauðsynleg vegna lögmætra hagsmuna Icepharma sem felast í því að hægt sé að stunda viðskipti og til að viðhalda góðu sambandi við samstarfsaðila og viðskiptavini. Persónuupplýsingar sem safnast eru eingöngu varðveittar í eins langan tíma og nauðsynlegt er en varðveiðslutímabil getur verið mismunandi eftir eðli samskipta hverju sinni.

Vinnsla persónuupplýsinga vegna fyrirspurna og kvartana

Þar sem starfsemi Icepharma er fjölbreytt getur fyrirtækinu borist margvíslegar fyrirspurnir og/eða kvartanir sem tengjast á einn eða annan hátt vöru- og/eða þjónustuframboði Icepharma. Í þeim tilvikum þegar ekki er hægt að svara slíkum fyrirspurnum og/eða kvörtunum um leið og þær berast, getur sá sem ber fram fyrirspurn og/eða kvörtun verið beðinn um að afhenda Icepharma persónuupplýsingar í formi auðkennis- og samskiptaupplýsinga þannig að hægt verði að hafa samband við viðkomandi aftur í tengslum við úrvinnslu, afgreiðslu og eftirfylgni erindis.

Vinnsla persónuupplýsinga í tengslum við fyrirspurnir og/eða kvartanir getur einnig talist nauðsynleg vegna lögmætra hagsmuna Icepharma að greina fyrirspurnir og/eða kvartanir sem gætu varðað gæði og öryggi lyfja, lækningatækja eða annarra vara sem Icepharma býður og gætu krafist þess að fyrirtækið grípi til ákveðinna öryggisráðstafana á grundvelli laga og reglna. Þegar allri afgreiðslu er varðar almenna fyrirspurn eða kvörtun er lokið og ekki þörf á frekari aðgerðum eða eftirfylgni er persónuupplýsingunum eytt eða þær gerðar ópersónugreinanlegar.

Vinnsla persónuupplýsinga vegna tilkynninga er varða öryggi lyfja eða lækningatækja

Icepharma hvetur heilbrigðisstarfsmenn og aðra sem vilja tilkynna aukaverkun lyfja eða bera fram atvikatilkynningu í tengslum við lækningatæki (s.s. tilkynningu um frávik, galla eða óvirkni) til að tilkynna um slíkar aukaverkanir/atvik beint til Lyfjastofnunar. Kjósi einstaklingur samt sem áður að tilkynna aukaverkun/atvik til Icepharma ber fyrirtækinu skylda til að taka slíkar tilkynningar til afgreiðslu, sbr. tilkynningarskylda til eftirlitsaðila á grundvelli lyfjalaga og laga um lækningatæki, og þarf í því samhengi að safna og vinna persónuupplýsingar um þann sem ber fram slíkar tilkynningar. Það fer eftir eðli og efni tilkynninga, og því hver ber hana fram, hvaða persónuupplýsingum er safnað hverju sinni og hvaða upplýsingar eru skráðar.

Þegar tilkynnandi er annar en sá einstaklingur sem tilvikið varðar, s.s. heilbrigðisstarfsmaður eða aðstandandi sjúklings/skjólstæðings, er viðkomandi vinsamlegast beðinn um að gefa ekki upp persónugreinanlegar upplýsingar um þann einstakling sem tilvikið varðar, svo sem nafn sjúklings/skjólstæðings.

Sumar tilkynningar krefjast ítarlegrar skráningar um tilefni, ástæðu og atvik að baki tilkynningu, svo sem nánari lýsing á aukaverkun lyfs og áhrif hennar á einstakling, upplýsingar um sjúkrasögu, upplýsingar um fyrri lyfjanotkun eða aðrar heilsufarstengdar upplýsingar sem varða líkamlegt og andlegt heilbrigði þess einstaklings sem tilvik varðar. Til að vernda réttindi skráðra einstaklinga í þessu samhengi og tryggja öryggi viðkvæmra persónuupplýsinga hefur Icepharma gert viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir, s.s. innleitt verkferla sem miða að því að viðkvæmar persónuupplýsingar séu gerðar ópersónugreinanlegar þannig að þær verði ekki rekjanlegar til ákveðins einstaklings, hvorki beint né óbeint.

Söfnun og vinnsla persónuupplýsinga um tilkynnendur og þá sem tilkynnt tilvik varðar telst nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldum um tilkynningu atvika er varða öryggi lyfja og lækningatækja til eftirlitsaðila. Að auki telst vinnslan nauðsynleg til að vernda brýna hagsmuni einstaklinga sem og almannahagsmuni á sviði lýðheilsu, s.s. til að tryggja að strangar kröfur séu gerðar um gæði og öryggi lyfja og lækningatækja. Upplýsingar er tengjast tilkynningarskyldum atvikum um öryggi lyfja og lækningatækja, þ.m.t. persónuupplýsingar, eru geymdar og varðveittar hjá Icepharma í nefndum tilgangi á meðan lyf eða lækningatæki, sem varðar tilkynnt tilvik, er á markaði og lengur eftir því sem lög og reglur kveða á um.

Vinnsla persónuupplýsinga í tengslum við dreifingu á öryggisefni/öryggisupplýsingum til heilbrigðisstarfsmanna

Samkvæmt tilskipun Evrópuþingsins og ráðsins 2001/83/EB um bandalagsreglur um lyf sem ætluð eru mönnum kann markaðsleyfishafa lyfja að vera skylt að útvega og láta heilbrigðisstarfsfólki í té fræðsluefni og aðrar upplýsingar er varðar öryggi lyfja (hér eftir nefnt ''öryggisefni'') í samræmi við áætlun um áhættustjórnun fyrir lyfið sem samþykkt er af Lyfjastofnun Evrópu/Íslands. Í því samhengi þarf markaðsleyfishafi að leggja dreifingaráætlun fyrir viðkomandi öryggisefni fyrir lyfjayfirvöld, til skoðunar og samþykktar. Markaðsleyfishafi þarf að halda skrá til staðfestingar því að samþykkt dreifing hafi átt sér stað og þarf hún að vera tiltæk hjá markaðsleyfishafa sé eftir því óskað við úttekt eða eftirlit.

Til að uppfylla ofangreindar skyldur safnar Icepharma, ýmist sem markaðsleyfishafi eða sem umboðsaðili markaðsleyfishafa, nauðsynlegum persónugreinanlegum upplýsingum um viðtakendur öryggisefnis og heldur skrá yfir viðtakendur. Útsending og dreifing öryggisefnis grundvallast á lagaskyldu og hefur þann tilgang að tryggja að mikilvægar öryggisupplýsingar skili sér til heilbrigðisstarfsfólks og sjúklinga. Söfnun og vinnsla persónuupplýsinga um viðtakendur öryggisefnis telst því nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu þessari. Persónuupplýsingarnar sem safnast eru geymdar og varðveittar hjá Icepharma í nefndum tilgangi á meðan það lyf sem öryggisefnið fjallar um er á markaði og lengur eftir því sem lög og reglur kveða á um.

Vinnsla persónuupplýsinga um viðskiptavini vefverslana

Þegar einstaklingur stofnar aðgang að vefverslunum sem heyra til starfsemi Icepharma og þegar skráður notandi staðfestir pöntun/viðskipti og gerist viðskiptavinur Icepharma þarf hann að skrá almennar persónuupplýsingar um sig. Slík vinnsla persónuupplýsinganna telst nauðsynleg til að Icepharma geti uppfyllt samning milli aðila eða vegna ráðstafana sem gera þarf að beiðni einstaklings áður en samningur kemst á milli aðila. Hér á eftir fer nánari lýsing á eðli vinnslu persónuupplýsinga um skráða notendur og viðskiptavini vefverslana á vegum Icepharma.

Þegar einstaklingur stofnar aðgang í vefverslun:

Þegar einstaklingur stofnar eigin aðgang í vefverslunum Icepharma þarf hann að skrá auðkennis- og samskiptaupplýsingar, s.s. nafn, kennitölu, kyn, símanúmer og netfang.

Þegar skráður notandi staðfestir pöntun og kaup á vöru:

Þegar einstaklingur staðfestir kaup á vöru þarf hann að skrá auðkennis-, og samskiptaupplýsingar, s.s. nafn, kennitölu, kyn, heimilisfang, símanúmer og netfang, þannig að viðskiptavinur geti sannað á sér deili er hann vitjar vöru sinnar. Samskiptaupplýsingum er safnað þannig að mögulegt sé að hafa samband við viðskiptavin í tengslum við afgreiðslu á pöntun hans sem og ef viðskiptavinur óskar eftir því að fá rafræna kvittun fyrir kaupunum senda á netfangið sitt. Hafi viðskiptavinur óskað eftir því að fá vöruna senda heim þá er upplýsingum um nafn og heimilisfang viðskiptavinar einnig miðlað til dreifingaraðila (Póstsins). Til að viðskiptin geti átt sér stað þurfa viðskiptavinir einnig að skrá greiðsluupplýsingar sem sendast beint á greiðsluþjónustu og vistast aldrei hjá Icepharma. Þegar viðskiptavinur staðfestir viðskipti sín með greiðslu safnast einnig upplýsingar um pöntun hans, s.s. pöntunarnúmer, upplýsingar um keypta vöru og upplýsingar um greiðslumáta. Þessar upplýsingar eru hluti af bókhaldsgögnum og auðvelda rekjanleika ef fletta þarf upp fyrri viðskiptum viðskiptavinar.

Þegar móttakandi pöntunar er annar en hinn eiginlegi viðskiptavinur Icepharma:

Þegar viðskiptavinur hefur óskað eftir heimsendingu á pantaðri vöru en skráir annan einstakling sem móttakanda vörunnar þarf viðskiptavinur einnig að skrá upplýsingar um nafn, heimilisfang og póstnúmer móttakandans. Þegar þetta á við lítur Icepharma svo á að viðskiptavinur Icepharma hafi fengið heimild móttakanda fyrir slíkri skráningu. Þessum upplýsingum er einnig nauðsynlegt að miðla til dreifingaraðila (Póstsins).

Vinnsla persónuupplýsinga um starfsmenn Icepharma

Icepharma safnar, vinnur og varðveitir ýmsar persónuupplýsingar um starfsmenn Icepharma sem og um einstaklinga sem ráðnir eru í verktöku. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um ólíka starfsmenn og kann söfnun og vinnsla að fara eftir eðli starfs hverju sinni. Söfnun og vinnsla persónuupplýsinga um núverandi og/eða fyrrverandi starfsmenn telst nauðsynleg fyrst og fremst til að efna samning milli aðila, þ.e. þannig að fyrirtækið geti uppfyllt skyldur samkvæmt ráðningarsamningi. Vinnsla persónuupplýsinga um núverandi og eða fyrrverandi starfsmenn kann einnig í einhverjum tilvikum að vera Icepharma nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu, s.s. á grundvelli vinnulöggjafar eða skattalöggjafar. Að auki getur vinnsla persónuupplýsinga um núverandi og eða fyrrverandi starfsmenn talist nauðsynleg vegna lögmætra hagsmuna Icepharma, s.s. í öryggis- og eignavörsluskyni.

Nánari upplýsingar m.a. um söfnun, vinnslu, miðlun og varðveislu persónuupplýsinga um starfsmenn Icepharma er að finna í ''innri reglum um persónuvernd starfsmanna'' sem aðgengilegar eru öllum núverandi starfsmönnum Icepharma. Óska má eftir frekari upplýsingum um vinnslu persónuupplýsinga núverandi og fyrrverandi starfsmanna Icepharma með því að senda fyrirspurn á netfangið: personuvernd@icepharma.is.

Persónuupplýsingar sem safnast um starfsmenn Icepharma eru eingöngu varðveittar í þann tíma sem ráðningarsamband varir og eftir það í eins langan tíma og nauðsynlegt er hverju sinni eða lög og reglur kveða á um.

Vinnsla persónuupplýsinga umsækjenda um störf hjá Icepharma

Icepharma safnar og vinnur persónuupplýsingar um umsækjendur um störf hjá fyrirtækinu. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um ólíka umsækjendur og kann söfnun og vinnsla persónuupplýsinganna að fara eftir eðli starfs sem sótt er um. Ef sótt er um auglýst starf hjá Icepharma eða almenn umsókn send inn þarf einstaklingur að byrja á því að stofna aðgang inn á ráðningarvef fyrirtækisins með því að fylla út kennitölu og lykilorð. Í framhaldi fyllir umsækjandi út rafrænt umsóknarform þar sem nauðsynlegt er að skrá auðkenna- og samskiptaupplýsingar, upplýsingar um menntun, þjálfun, starfsferil og starfsreynslu. Auk framangreindra upplýsinga kann Icepharma einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem umsækjendur láta sjálfir í té og vilja koma á framfæri með starfsumsókn sinni, s.s. afriti af prófskírteini, mynd af umsækjanda, umsóknarbréf o.fl. Icepharma óskar aldrei eftir því að umsækjendur skrái viðkvæmar persónuupplýsingar um sig eins og þær eru skilgreindar í persónuverndarlögum.

Söfnun og vinnsla persónuupplýsinga í ofangreindum tilgangi telst nauðsynleg vegna lögmætra hagsmuna fyrirtækisins sem felast í því að Icepharma geti lagt mat á það hvort umsækjandi komi til greina fyrir þau störf sem sótt er um og/eða önnur laus störf sem ekki eru auglýst. Icepharma notar upplýsingar einstaklinga vegna starfsumsóknar ekki í öðrum tilgangi en vegna starfsráðninga.

Upplýsingar í tengslum við nýskráningu inn á ráðningarvef Icepharma geymist í gagnagrunni Icepharma í 6 mánuði eftir innskráningu. Viðhalda má þeirri skráningu með endurskráningu inn á vefinn en sé það ekki gert er skráningu eytt að 6 mánuðum liðnum. Innsendar umsóknir eru geymdar í umsóknargrunni Icepharma í 6 mánuði frá því að hún er innsend en að þeim tíma liðnum er umsókninni alfarið eytt.

Í flestum tilfellum fær Icepharma persónuupplýsingarnar beint frá umsækjandanum sjálfum en ef til þess kemur að upplýsinga er aflað frá þriðja aðila mun Icepharma upplýsa umsækjanda um slíkt.