Ir al contenido
Política de tratamiento de datos personales
VERSIÓN 3
VIGENCIA A PARTIR DEL 27 DE JULIO DE 2013
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS - FENALCO- establece las Políticas aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la federación.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE NOMBRE DE LA ENTIDAD: FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS - FENALCO - entidad identificada con NIT. No. 860013488-7, se constituye como una entidad sin ánimo de lucro, con el objeto social de:
a) Afianzar la actividad económica de la empresa privada y de los empresarios en general, así como del comercio en particular como necesidad nacional que propicia el desarrollo y el bien común;
b) Colaborar con el Estado en la formulación y adopción de políticas y medidas que procuren el fomento económico y social, preferiblemente en aquellas que tengan relación con la empresa privada en general, así como del comercio en particular;
c) Velar por la protección equitativa de los intereses del comercio y de los empresarios y por el reconocimiento de sus derechos por parte del Estado y demás sectores económicos;
d) Mantener contacto permanente con las entidades nacionales, extranjeras o multilaterales, públicas o privadas, que se ocupen de asuntos relacionados con el objeto y con los fines de FENALCO y, cuando sea del caso, realizar con ellas campañas, actividades o servicios individuales o conjuntos;
e) Procurar la adopción, adecuada interpretación, aplicación y ejecución de las disposiciones que regulen o reglamenten las actividades económicas, preferencialmente aquéllas que atañen al ejercicio de las actividades de sus miembros y, en general, de los intereses del país, de tal manera que sean debida y justamente tutelados los legítimos intereses de productores, distribuidores y consumidores;
f) Defender los principios democráticos, la libertad de empresa y de competencia y la iniciativa privada como criterios propicios para el progreso ordenado de la Nación y el robustecimiento de la economía, de la cual es parte la actividad mercantil, siempre dentro del marco del bien común. Nuestros comerciantes empresarios al vincularse al gremio reconocen su compromiso y responsabilidad de regir sus actuaciones y decisiones de conformidad con la legislación colombiana, las normas nacionales relacionadas con la libre competencia y principios del gremio sobre ética, transparencia y buenas prácticas, respetando en todo momento la libre participación de las empresas en el mercado, el bienestar de los consumidores y la eficiencia económica;
g) Prestar su concurso para propiciar un ambiente de confianza, seguridad y certidumbre jurídica como condición básica para el desarrollo del país y del comercio;
h) Coordinar con los organismos oficiales y privados pertinentes la formación profesional del talento humano necesario para el funcionamiento de las empresas comerciales, elevando su nivel cultural, técnico y económico y capacitar directamente o en asocio con otras entidades, programas de formación o capacitación;
i) Estimular el estudio y la investigación de todas aquellas ciencias y técnicas cuyo conocimiento perfeccione al comerciante, al empresario y a sus colaboradores, para cumplir más eficientemente su función de distribución;
j) Promover dentro del comercio y el empresariado el espíritu de solidaridad gremial y promover el ejercicio honesto del mismo dentro de altas normas de carácter ético;
k) Fomentar una justa imagen del comerciante, del empresario y de su agremiación, con miras a asegurar el reconocimiento de la debida importancia de la actividad mercantil y el clima más favorable para su desenvolvimiento;
l) Asesorar a los miembros en aquellas cuestiones que tengan relación con su actividad profesional, y suministrarles servicios, así como orientación e información sobre todos aquellos asuntos que le sirvan para desempeñarse mejor. En desarrollo de lo anterior, entre otras, podrá realizar actividades relacionadas con la captura, almacenamiento, procesamiento, administración, validación, transformación y transferencia automática y sistematizada de información, incluyendo la pertinente para efectuar estudios de crédito, de empleo, ubicación geográfica, requerimientos relacionados con finca raíz, captación de carteras morosas, cobranza judicial y extrajudicial, y en general, que versen sobre asuntos de utilidad para el comercio. Así mismo podrá girar, negociar, custodiar, comprar, vender, endosar, aceptar, cobrar, protestar, pagar, y/o avalar y en general realizar toda clase de operaciones con títulos valores o cualesquier otros efectos de comercio; garantizar, respaldar y afianzar obligaciones de terceros, y en general toda clase de transacciones comerciales, excluyendo la actividad aseguradora. Así mismo podría propiciar y realizar por su conducto la prestación de servicios relacionados con la afiliación colectiva de trabajadores independientes al régimen contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Para tales efectos podría construir garantías de pago de los aportes, previa aprobación de la Junta Directiva;
m) Ejercer acciones constitucionales y legales ante los diferentes organismos del Estado y sus entidades territoriales, solicitar de ellos la expedición, modificación o derogatoria de disposiciones, actos o medidas, defender o solicitar la declaratoria de inexequibilidad o de nulidad y, ejercer, cuando se requiera, cualquier medio de control en defensa de los intereses del gremio o de sus afiliados, atendiendo los procedimientos previstos en la ley para el efecto;
n) Estimular la adopción y mantenimiento de una política de justicia social basada en las realidades y necesidades nacionales;
o) Velar porque el comercio cumpla la función social que le es inherente y actuar como su representante cuando las circunstancias así lo exijan;
p) Agrupar en su seno a las personas y entidades que desarrollen actividades comerciales y/o empresariales, con carácter profesional y organizado, así como a organizaciones con objeto o fines similares a los de la Federación, previo el cumplimiento de los requisitos que señalen los Órganos Directivos a nivel Nacional;
q) Promover y organizar congresos, convenciones, asambleas, seminarios, ferias, martillos, remates y demás eventos que persigan el desarrollo y/o el apoyo a la cultura, el crecimiento de la actividad económica y/o la integración y capacitación de los colombianos;
r) Hacer parte de entidades financieras, empresas o instituciones que
coadyuven el cumplimiento de estos Estatutos;
s) Promover la agremiación de nuevos miembros;
t) Orientar, representar, coordinar y defender los intereses del comercio nacional y regional, ante las autoridades, otras entidades gremiales y demás estamentos de la comunidad de carácter oficial, semioficial y particular, con el objeto de buscar una sana conciliación de intereses, con los demás sectores de la actividad ciudadana;
u) Promover la reducción de los costos de transacción en la celebración de contratos, la utilización de mecanismos alternativos para la solución de conflictos e implementar los medios, acorde con la ley, que permitan la adecuada implementación de tales mecanismos desde FENALCO, y crear, cuando fuere el caso, Centros de Conciliación y/o Arbitraje;
v) En general, tomar las determinaciones y adelantar todas las campañas que requieran la conveniencia y prosperidad del comercio y de la actividad empresarial, el desarrollo de la Federación y el bien común.
DIRECCIÓN FÍSICA: Carrera 4 No. 19 - 85 piso 7, Bogotá D.C.
DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: www.fenalco.com.co（https://www.fenalco.com.co）
TELÉFONO: 601 3500600 - 601 7447700
Para efectos de la presente Política, la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO-, se tendrá como FENALCO.
2. OBJETIVO
La presente Política establece y documenta las directrices generales bajo las cuales se realiza el tratamiento y la protección de datos personales al interior de la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO-, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre la Federación, como Responsable del Tratamiento, y los Titulares de la información a quienes se les informa en esta Política el tratamiento que se realizará sobre su información, las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.
3. ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales regula todos los procesos organizacionales de la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS – FENALCO que involucren el tratamiento de datos de carácter personal y será aplicada a todas las Bases de Datos y Datos Personales en ellas contenidas, que sean objeto de Tratamiento por parte de FENALCO, como Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
4. DEFINICIONES
Para efectos de la presente Política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados:
a) Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
b) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
c) Dato personal público: Dato que por su naturaleza puede estar contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas oficiales, boletines oficiales y/o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas, que no estén sometidas a reserva.
d) Dato personal privado: Dato que es relevante solo a su Titular.
e) Dato personal semiprivado: Dato cuyo conocimiento o divulgación puede interesar al Titular y a un cierto sector o grupo de personas.
f) Dato personal sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como aquel que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
g) Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
i) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
j) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular de la Información, mediante la cual se informa acerca de la existencia de la presente Política para el manejo y tratamiento de datos personales, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento, que se presente dar a los datos personales. El aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso de que no se tenga la capacidad de poner a disposición del público esta Política.
k) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
l) Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
m) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
n) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
o) Transferencia: Cuando el Responsable del Tratamiento, ubicado en Colombia, envía información personal a un tercero receptor, ubicados dentro o fuera del país, y que a su vez es Responsable del Tratamiento de dicha información.
p) Transmisión: Cuando el Responsable del Tratamiento, ubicado dentro o fuera de Colombia, comparte información personal para su tratamiento por parte del Encargado del Tratamiento, ubicado dentro o fuera del país.
5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES
En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:
a) Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
6. DEBERES DE LA FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS - FENALCO caso de que la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS - FENALCO - actúe como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Por su parte, en caso de que la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS FENALCO - actúe como Encargado del Tratamiento, cumplirá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares de Datos Personales gozarán de los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FENALCO
Responsable del Tratamiento, o frente a los Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a FENALCO salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
c) Ser informado por FENALCO como Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, FENALCO como Responsable del Tratamiento, ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7.1. MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular de Datos Personales podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO- a través de comunicación escrita enviada al correo electrónico servicioalcliente@fenalco.com.co（https://servicioalcliente@fenalco.com.co）. Igualmente, el titular podrá hacer ejercicio de sus derechos ingresando en la página web de la entidad www.fenalco.com.co（https://www.fenalco.com.co） en la opción “Contáctenos”.
7.2. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES
7.2.1. Consultas
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO-, quien se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta una vez recibida por la Federación, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.2.2 Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de la Federación debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO- el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO-, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso que la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS - FENALCO- reciba un reclamo del cual no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, lo cual será informado al Titular.
2. Una vez recibido el reclamo completo, la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO- incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La Federación conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.2.3 Petición de actualización y/o rectificación
La FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la entidad, solicitando la actualización y rectificación del dato y, a su vez, aportando la documentación que soporte tal petición.
7.2.4 Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato
El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o Autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual. Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a la FEDERACIÓN NACIONAL DE COMERCIANTES EMPRESARIOS -FENALCO-, la supresión o eliminación de sus datos personales cuando: